niedziela, 27 lutego 2011

Roczna rozmowa z perspektywy pracownika.



Sławek pisał, że każda sytuacja ma dwie perspektywy. Dziś trochę o tej drugiej perspektywie.  Jakiś czas temu na naszej grupie dyskusyjnej zajmowaliśmy się roczną rozmową oceniająca z perspektywy menadżera. Jestem przekonany, że wielu przełożonych jeszcze ma przed sobą przeprowadzenie tych ważnych dla rozwoju organizacji spotkań. Przyjrzyjmy się raz jeszcze temu zagadnieniu, jednak tym razem z drugiej strony, oczyma pracownika.

Rozmowa to nie wszystko. Sam fakt, że to my będziemy „oceniani”, nie zwalnia nas z obowiązku przygotowania się to takiego spotkania. Z optymalną sytuacją mamy do czynienia, gdy nasz przełożony wesprze nas w przygotowaniach. Co jednak jak tego nie zrobi? Jak się przygotować? 

Po pierwsze, zadbaj o to byś przed rozmową otrzymał od szefa informację o kryteriach oceny rocznej, tak abyś mógł odpowiednio się przygotować. 

Przede wszystkim, powinniśmy zrobić sobie mały rachunek sumienia i zastanowić się nad następującymi obszarami:

     Jakie są nasze mocne strony. Warto zaznaczyć, że nie wystarczy powiedzieć, że moją mocną stroną jest np. praca zespołowa. Trzeba podać konkretny przykład z przeszłości, który potwierdza tą tezę.

      Zapraszam Cię do małego ćwiczenia. To, co będziesz potrzebował to kartka i długopis. 

Przypomnij sobie sytuację, w których czułeś, że odniosłeś sukces, zrealizowałeś cel, spowodowałeś, że klient był zadowolony, przyczyniłeś się do sukcesu innych… masz…? Teraz zastanów się, które Twoje mocne strony, umiejętności czy cechy pomogły Ci w osiągnięciu sukcesu w tych konkretnych sytuacjach i zapisz je!
1…………………………………………………….
2…………………………………………………….
3…………………………………………………….
4…………………………………………………….

Właśnie wypracowałeś swoje zasoby, z których powinieneś korzystać jak najczęściej. To są twoje mocne strony! Nie zapominaj o nich i świadomie z nich korzystaj w sytuacjach, w których tego potrzebujesz. Uświadomienie sobie swoich zasobów jest pierwszym krokiem. Co zatem jest drugim?

2.       Obszary wymagające rozwoju. To niezwykle trudna sprawa. Wymaga od nas krytycznego spojrzenia na samego siebie i jednocześnie umiejętności przyznania się do słabości, przed nie tylko samym sobą, ale i przed szefem. To, o czym powinieneś pamiętać to sposób, w jaki przedstawisz swojemu szefowi Twoje słabe strony. Proponuję Ci następujący schemat:
a.       Obszar wymagający rozwoju…
b.      Konsekwencje wynikające z braku pracy nad tym obszarem…
c.       Propozycje pracy i rozwiązań w danym obszarze…

Takie podejście pokaże Twojemu szefowi, że jesteś pracownikiem świadomym i potrafiącym krytycznie i analitycznie spojrzeć na swoją pracę. Jednak na tym nie poprzestajesz. Poprzez zaproponowanie alternatywnych rozwiązań, dążysz do zmiany „negatywu” na „pozytyw”, co w przyszłości uchroni Cię od powielania tych samych błędów i przełoży się na rozwój. 

Jeżeli jesteś rozliczany z wyników operacyjnych, ich kształt również będzie miał znaczenia w takiej ocenie. Powinieneś przeanalizować swoje wyniki w odniesieniu do postawionych przed tobą celów. Bardzo ważne na tym etapie jest zastanowienie się nad tym, jakie działania podejmowałeś, by osiągnąć te wyniki. Spisz wszystkie swoje działania i zastanów się, jaki dały efekt i jak zmierzyłeś skuteczność danego rozwiązania. 

Jednak, na tym rozmowa roczna się nie kończy. Warto wykorzystać ten wyjątkowy czas, w którym możesz liczyć na pełną uwagę swojego przełożonego i zapytać go o klika rzeczy. Oczywiście, jeżeli wcześniej nie otrzymasz odpowiedzi od szefa.
  1. Jakie Twój przełożony widzi twoje mocne strony?
  2.  Jakie obszary powinieneś wzmacniać, według Twojego przełożonego? Oczywiście, nie daj się zbyć hasłami „wytykającymi” Twoje błędy. Zapytaj, jakie alternatywne rozwiązania są prawidłowe. Innymi słowy, jak zrobiłby to Twój szef. Pamiętaj przy tym, by nie było to roszczenie a prośba o wsparcie w rozwoju, a to już należy do obowiązków Twojego szefa.
  3. Warto dopytać, na jakie wsparcie ze strony przełożonego możesz liczyć, abyś w przyszłości nie musiał się zastanawiać, o co możesz go poprosić.
  4. Jeżeli ocena jest negatywna, domagaj się poparcia jej poprzez podanie w ocenie konkretnych przykładowych Twoich zachowań, które zostały ocenione negatywnie.
Pamiętaj, że taka rozmowa powinna być ukierunkowana na współpracę i dążenie do rozwoju. To szczególny czas, w którym powinieneś oczekiwać od swojego przełożonego 100% koncentracji na Tobie i wspólnie omawianych zagadnieniach. Celem takiej rozmowy nie jest wypełnienie wspólnie z szefem sterty tabelek i szukanie „haka” na pracownika a poszukiwanie rozwiązań i możliwości rozwoju. 

Na koniec zapytam: 

  • Jak Ty przygotowujesz się do rozmowy ze swoim szefem?
  • Jakie wsparcie otrzymujesz od swojego szefa w przygotowaniach do tej rozmowy?

Temat z pewnością nie został wyczerpany. Zachęcam do uzupełnienia go własnymi przemyśleniami. 

czwartek, 24 lutego 2011

CZY UMIESZ UKŁADAĆ PUZZLE?

Jeśli miałbym porównać komunikację do czegoś z innej „bajki”, to pierwsze, co przychodzi mi do głowy, to układanie puzzli. Z rozmową jest podobnie jak z puzzlami – wszystko ma swoją kolejność i zasady, nic nie da się zrobić na siłę. A jeśli zrobisz coś na siłę, to prędzej czy później i tak wyskoczy ( ten puzzel oczywiście;))

Trzymając się dalej tego porównania, ważne jest to, aby trzymać się reguł i nie robić nic na siłę – czyli robić to, na co masz wpływ.

Kiedy rozmawiasz z drugim człowiekiem na co tak naprawdę masz wpływ? Można by powiedzieć, że na trzy rzeczy: na siebie, na przebieg rozmowy i na odbiorcę. Czy rzeczywiście? Popatrzmy.

Zaczynając od końca. Wpływ na rozmówcę – możesz choćby poprzez zastosowanie technik wpłynąć na to, jak zostaniesz rozumiany i odebrany. Natomiast Twój rozmówca i tak sam zadecyduje co z tym zrobi, nawet jeśli wszystko odbyło się zgodnie ze standardem i regułami.

Wpływ na przebieg rozmowy – podobnie jak wyżej masz możliwość kontroli przebiegu relacji i podobnie jak wyżej , to rozmówca decyduje, co z tym zrobi.

Wpływ na siebie samego – po pierwsze, komunikujesz się w sposób, jaki wybrałeś za stosowny do sytuacji i po drugie, to Ty decydujesz, co zrobisz z reakcją Twojego rozmówcy. Tylko tu masz całkowity wpływ. Na siebie.

Kluczem do sprawnego komunikowania się jest postawa rozmawiających osób. A jeszcze precyzyjniej, intencje jakie kryją się za ich zachowaniem. W naturalny sposób, w różnych momentach życia, przyjmujemy różne postawy. Często jest tak, że zmiana nastawienia i dalej postawy odbywa się za pomocą języka.

Kiedy rozmawiamy ze sobą, to w sposób nieświadomy zwracamy uwagę na to, co kryje się niejako „za wypowiedzią”. Jeśli zatem intencje określamy poprzez słowa, które do nas dochodzą, to oznacza, że za ich pomocą możemy wpływać na to jak jesteśmy odbierani, na naszą i naszego rozmówcy rzeczywistość. Skoro słowa tworzą naszą rzeczywistość, to oznacza, że dzięki nim możemy tą rzeczywistość zmieniać, jeśli chcemy.

Przyjrzyj się przykładom poniżej i zobacz jak reagujesz na zwroty z lewej części kolumny, a jak na te z prawej.

KOMUNIKATY NISZCZĄCE POROZUMIENIE

KOMUNIKATY BUDUJĄCE
POROZUMIENIE

Nie możesz tak robić

Mówisz niejasno

To było inaczej

Nie rozumiesz mnie

Nie denerwuj mnie

Myślę, że to nie jest dobre rozwiązanie

To co mówisz jest dla mnie niejasne

Ja zapamiętałem to inaczej

Powiem to inaczej

Denerwuję się kiedy tak robisz

I jaka była Twoja reakcja?

To co odróżnia stronę lewą od prawej, to dwie zasadnicze rzeczy. Po pierwsze, odnoszenie się w wypowiedzi do zachowania naszego rozmówcy, a nie do niego samego. I po drugie, jasne pokazywanie intencji kryjącej się wypowiedzią, poprzez mówienie w pierwszej osobie opisując precyzyjnie swój odbiór komunikatu.

Jest to kolejny sposób, aby wszystko się układało jak najlepiej w relacjach z innymi. Ponieważ to jakość tych relacji wpływa zarówno na sukces w biznesie, jak i na nasze samopoczucie.

czwartek, 17 lutego 2011

TO WAŻNE, ŻEBY PAMIĘTAĆ, IŻ DANA SYTUACJA MA PRZYNAJMNIEJ DWIE PERSPEKTYWY

Pomyślałem sobie, że warto, a nawet trzeba napisać krótko o intencjach, jakie przyświecają naszemu pisaniu na blogu. A ponieważ droga od myśli do czynu powinna być jak najkrótsza, to zasiadam i piszę.

Przede wszystkim cel jest taki, aby dzielić się wiedzą i doświadczeniem
z innymi. Czemu? A czemu nie, uważamy, że warto i już. Mamy też nadzieję, iż uda nam się zachęcić do wymiany myśli, opinii czy poglądów Was, czytających naszego bloga. Czemu? Ponieważ wymiana w/w między ludźmi przyczynić się może jedynie do poszerzenia horyzontów poprzez różnorodność poruszanych tematów i kolorowość (nie jestem pewien poprawności tego słowa, ale co tam) ludzi biorących udział w dyskusji.

Chcielibyśmy także pokazywać jak najwięcej perspektyw danej sytuacji. Zależy nam na tym, aby każdy zainteresowany rozwojem własnym mógł znaleźć tu coś dla siebie, ale i dodać coś od siebie. Zachęcamy zatem do wymiany perspektyw.

Chcieli byśmy zacząć i dlatego już niebawem Marcin da swoją perspektywę na temat „ocena roczna jako narzędzie menadżerskie”. Tym razem powiemy jak to jest z drugiej strony, z perspektywy tego, który siedzi naprzeciw menadżera.
O co można zapytać, ba o co trzeba zapytać w takich sytuacjach. To ważne, żeby pamiętać, iż dana sytuacja ma przynajmniej dwie perspektywy. Nawet kiedy Twoją jest ta menadżerska. Zwłaszcza wtedy.

piątek, 11 lutego 2011

Czy wolisz jak ktoś Tobie powie? Czy lubisz dowiedzieć się sam?

Rzecz fajna zadziała się ostatnio na jednym ze szkoleń, które prowadziłem. Szkolenie z komunikacji w organizacji, tak więc trochę tego i owego pojawiło się w treściach. Kiedy zapytałem o oczekiwania uczestników, najczęściej pojawiającym się pytaniem, uogólniając, było – jak lepiej się komunikować (z szefem, współpracownikiem, klientem etc.)? I chciałem powiedzieć od razu, a co Wy sami nie wiecie, skoro tak długo jesteście na tym świecie(tak mi przyszło do głowy za kalibrem 44), ale nie powiedziałem. To na czym mi szczególnie zależało, to zostawienie uczestników z ich własną refleksją na temat tego, jak warto rozmawiać i jak oni komunikują się ze sobą. I fajnie wyszło.

Chciałbym zatem i Tobie zaproponować chwilę refleksji nad Twoim sposobem komunikowania się. A rzecz będzie o regułach dobrego komunikowania się i barierach w komunikacji.

To czego będziesz potrzebował, to kartka i długopis. Podziel kartkę na dwie części prowadząc linię pionową przez środek. W lewej części zapisz wszystkie zachowania, które Twoim zdaniem wpływają na to, iż rozmowa jest fajna, konstruktywna, przyjemna i taka, jaka chcesz, aby była. Stwórz swoisty katalog reguł dobrego komunikowania się. Zapisz tyle, ile przyjdzie Tobie do głowy – korzystaj z swoich własnych doświadczeń.

Masz już? To idziemy dalej.

W prawej części kartki zapisz wszystkie zachowania, jakie wpływają na to, że rozmowa zmierza donikąd, jest nieefektywna, przykra i nie chce się w niej dalej uczestniczyć. Stwórz tym razem katalog barier w komunikacji. I tym razem oprzyj się na własnym doświadczeniu. Zapisz wszystkie, których doświadczyłeś i które przychodzą Tobie do głowy.

Masz już?

Teraz popatrz na reguły i bariery i zastanów się, z ilu z lewej części kartki korzystasz na co dzień, a z ilu z prawej części. Policz, które przeważają, zapisz wynik.

No i masz już odpowiedź na pytanie jak komunikować się lepiej. Sam znasz reguły gry. Pytanie tylko, do której bramki strzelasz? Do swojej czy do przeciwnej?

Poniżej podaję kilka przykładowych reguł i barier w komunikowaniu się.

Reguły dobrego komunikowania się nie są to recepty na idealne komunikowanie się ,lecz zasady, które mogą sprzyjać wzajemnemu zrozumieniu się i poprawnej komunikacji.

  • Wrażliwość na stan odbiorcy – zwracanie uwagi na przekaz niewerbalny.
  • Zmniejszanie skrępowania – tworzenie bezpiecznej i przyjaznej atmosfery, bez oceniania.
  • Jasne stawianie problemu – nie należy zmieniać tematu w sposób ukryty.
  • Względność racji – gotowość i otwartość na rozpatrzenie odmiennego od naszego zdania.
  • Szacunek dla partnera – nie wytykanie błędów rozmówcy.
  • Sprzężenie zwrotne – zadawanie wielu pytań, aby sprawdzić stopień zrozumienia swych wypowiedzi.
  • Aktywne słuchanie – słuchać z prawdziwym zaangażowaniem i chęcią zrozumienia.

Bariery komunikacyjne, to niestosowanie się do ogólnie przyjętych zasad w komunikowaniu się, które mogą wynikać ze znaczeń komunikatów i ich interpretacji przez partnerów.

  • Podawanie treści informacji w sposób niezrozumiały.
  • Nieudzielanie informacji lub zbywanie ogólnikami.
  • Niekontynuowanie wcześniej podjętego wątku – brak spójność.
  • Wypowiedzi poniżające czy obrażające.
  • Niewerbalne przekazy negatywne – np. odwrócenie się bokiem, plecami do rozmówcy, ziewanie, rozglądanie się dookoła,.
  • Niespójność znaczenia sygnałów werbalnych, wokalnych i niewerbalnych.
  • Zakłócenia środowiskowe – obecność osób trzecich, ciasne pomieszczenie, hałas.